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你度假爽加班忙,HR在后面各用三招理得井井有条(转载) 阅读(343 评论(0)
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shiwole  2016/12/6 14:24:31 回复
企业规模越大,加班、出差等情况就会越多,对这方面事务的管理,是HR日常工作中需要面对的常见问题,如果对其处理不当,也很容易成为企业和员工之间潜在矛盾的重要原因。不言自明,加班、出差和报销的管理制度,需要HR付出辛勤劳动和坚实工作。

严格来说,加班是指员工根据企业要求,在法定节假日或者公休假日进行工作,加班费则是企业为此而需要给付的额外工资。需要指出的是,加班通常有两种情况,或者是公司安排,或者是员工自愿,但无论何种情况,HR都应该制定一套规范的加班管理制度,否则就会出现问题。

下面案例中,有着加班事务引起了企业的内部矛盾:

某外企员工徐某,和公司签订了一年期劳动合同,其职务为行政专员,公司确定田某工作时间为每日8小时,每周40小时的法定标准工作时间,公司按照标准工时制度,支付田某工资待遇。

工作期间,徐某正常完成工作,为了不拖延工作,在下班之后,徐某经常在下班后自动加班,完成任务。合同期限届满之后,徐某表示不再续签合同,但要求公司能够支付其下班后延长工作时间的加班工资,共计80个小时,同时他还出示了一年内延长工作时间的考勤记录。

就此,公司告诉徐某,由于实行计时工资制度,同时并没有安排徐某加班,因此徐某加班行动是个人自愿的,公司并不能另外支付加班工资。但徐某对此说法表示不同意,并将争议提交到劳动争议部门,最终劳动争议部门没有支持徐某的仲裁请求。

虽然徐某的主张并没有成立,但我们可以看到,之所以会发生这样的误会,浪费公司管理层的精力去应对,问题还是出现在HR工作不够细致上。企业必须要形成全面、统一的加班管理制度,才能减少类似麻烦。

HR在员工加班管理的工作中,要注意到以下几点:

第一,严格控制加班时间


根据《中华人民共和国劳动法》的规定,企业应当控制劳动者加班时间,因此,在HR起草拟定企业加班制度时,以下两条必须写清楚:
1、部门经理需要安排员工进行加班的,需要上报公司,并获得总经理审批,同时报备公司人力资源部;
2、任何人如未经公司手续批准自行加班,则其考勤记录不能认定为加班。
3、如果企业实行标准工时制,HR应该建议企业规定平时下班后不轻易延时、法定节假日和公休假日,不轻易安排上班。
4、如果企业实行综合工时制,则加班一定要获得上级主管部门的批准,并做好倒班的考勤记录。

第二,加班时间需要经过双方认定


企业对员工安排加班之后,实际工作过程并不可能完全符合预期,因此,实际时间有可能大于或小于预计时间,在加班之后,企业和员工之间需要进行确认,另一方面,HR也能就此检查员工是否完成规定劳动量。
可以采用签字确认、打卡确认等方式,真实记录员工加班时间,并保存好资料完整性,防止日后产生加班费方面的争议。
第三,在确认加班时间后,及时支付加班费


当员工签字确认加班时间后,HR要注意提醒财务部门,一定要在工资表的“加班费”上有所体现,不能在一个月的薪水总数上进行合并支付,更不能忘记支付。

加班情况是由企业提出的,同样,员工的出差事务,也是由企业发起的,HR需要先制定员工的出差管理制度,通过以后,企业各个部门可以在日常工作中,按照制度,围绕出差的相关注意事项,去布置员工逐一遵守和执行。

当然,理论上简单而明确的概念,并不代表现实中管理就同样简单,下面的案例恰恰说明这点:
某电力设备制造企业,公司销售员工X,由于业务调整,由企业将其调往工作性质接近的另一个部门。但由于X对调岗之后的薪资分配方案不同意,反对在岗位调动单上签字,并且将已经有两边部门领导签字确认的调动单保留在身边。两个月之后,该员工以出差为名义离开,一直未回公司。结果,原部门和新部门都找到了企业的人事部门,要求拿出解决方案。

该公司HR了解后发现,X出差向来不需要书面批准记录,只是向其原分管领导打个电话请示即可,而这次出差,他也打了电话,虽然分管领导并没有明确肯定,但这期间,公司一直在给他发工资。这就让HR陷入难题,X到底是在按“惯例”出差,还是在严重违纪而能够接触劳动合同?

该企业显然在平时就疏忽了对出差人员的管理,由于一直对出差人员的行为没有书面审批记录,出差中的考勤无法确定,而且员工始终在领取工资,有更加看似合法合理的理由,拒绝承认自己的旷工事实。这导致即使最后结果提交到劳动仲裁部门,企业依然会处于被动地位。

通过这个负面案例,HR应当认识到,出差管理属于日常管理工作,但很可能在企业平静的运行管理表面之下,形成漏洞,并招致未来的大麻烦,在执行出差管理时,应当注意下面几点:
第一,出差员工考勤管理




员工出差之前,需要按照规定,将出差审批表填写完整上交,HR批准之后,通知部门考勤员和人力资源部门开始按照出差情况处理考勤。员工出差结束回到公司后,HR需要及时通知部门和人力资源部门,按正常上下班方式进行考勤。
第二,员工出差时的假日管理


员工出差时间稍长,也会碰到周末休息日或法定节假日,HR要提前在管理制度中做好相应规定,并负责对员工进行解释、认定等工作。同时,如果员工在初潮过程中,坚持工作,没有休假,或者假期依然在途中,则应该考虑条件允许的情况下,在出差员工回公司之后,进行补休。
第三,和出差员工保持联系


如果条件可能,应该由HR或部门经理每天和出差员工联系一次,这不仅是工作业务上的需要,HR也能够由此了解到员工在外工作的情况,例如是否有什么意外、是否有什么需要,从而确保企业可以及时了解情况。尤其是长期在较远地区出差的员工,更是要注意联系的畅通。
另外,如果出差员工长期在外,HR有必要偶尔代表公司以简单的问候电话或走访形式去慰问员工家人。
2016/12/6 14:24:32