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处理好三类时间 阅读(264 评论(0)
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SGZX_HR  2015/9/2 12:22:19 回复

调查显示,大企业中层管理者在被问及工作中最缺乏的资源是什么时,回答最多的竟然不是组织赋予的权力或者物质资源,而是时间!而在问起他们在日常管理中的最大愿望时,得到最多的回答则是“希望下属们别让我操心”。因此,可以认为,管理者,尤其是中层管理者的时间主要被“浪费”在了对下属的管理上。

在某种意义上,现代组织中的所有管理者都是“中层”。因此,现代管理者除了要学会管理下属,同时也需要管理上级、平级,以及管理好自己。根据研究,管理者最重要的管理能力是对自我的管理,换句话说,用于自我管理的“自由时间”是最具价值的。而获得更多自由的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三类时间。

被上级占用的时间

最刚需也最难管理

只要是工作,就必然有上级,而管理中有一条铁律:上级和老板制定规则!

于是对于下属来说,让上级对自己满意无疑是好处大大的。但是,取悦上级也需要花时间,而处理令上级不满的事情,需要花的时间更多。

那如何才能总是得到上级的认可?最好的回答是:上级想让你做什么,你就做什么。如果你不想做上级让你做的事情,那么就去改变上级的想法,但你一定要做上级吩咐的事情。

但这并不是说对上级要唯命是从。当你不赞同上级交给你的事情时,你需要站在对方的位置上换位思考。我们称之为“忠诚反对”, 即你会向上级提出一些更好的备选方案,如果能说服他接受你的方案那当然好;如果说服不了,你就必须按他的要求去做。

因此,赢得老板的认可,比将工作做好还要费时。但请相信:如果没有用足够多的时间迎合上级,你就得被上级占用更多的时间,这也意味着你能花在同事、副手、下属以及自己兴趣爱好上的时间越来越少。

受组织支配的时间

最厌烦但最必须

受组织支配的时间,是指我们花费在行政事务上,以及满足除上级和下属以外的人(即同事、副手)的相关要求的时间,包括应付行政文件、例行会议、必要的电话等。也有人称之为繁文缛节或官僚僵化。

组织机构中,面对众多的要求,行政人员为了避免混乱,也为了让自己的工作更加井然有序,他们会推行各种各样的政策、程序、手册等。很多人都抱怨繁文缛节浪费时间,但是,不付出受组织支配时间的后果更严重。

个人支配的时间

最重要但最易被忽视

可自由支配的时间是指我们实现自身价值——如创造、革新、领导、规划和组织,也用于完成我们自己决定要做的事情而付出的时间。

在以上三类时间里,个人支配的时间是重中之重。只有在这段时间里我们才能够展示自我,遵从个性。在上级占用的时间里,上级的要求高于我们的个性。在受组织支配的时间里,配合位于首位。但不幸的是,当压力源源不断地涌过来时,最先被挤掉的就是可自由支配的时间。

为什么呢?问题出在激励制度上。如果我们不遵从上级的意愿办事,就会背上不服从管理的罪名;如果不按照公司的规章条款做事,就会背上不合作的罪名;如果不兑现对下属的承诺,就会背上拖延的罪名。

然而,如果管理者没有在可自由支配的时间里完成他想做的事情,会受到什么惩罚?答案是:不会有惩罚,至少在短期内没有,因为没人会立刻感受到做与不做的区别。

因此,当管理者自己想做的事情和如果不做便会背上不服从上级、不合作或拖延之罪名的工作起了冲突,不用猜也会明白他会优先考虑哪一件!

虽然从短期来看,丧失了可自由支配的时间可能不会带来麻烦,但是从长远来看,这对公司以及个人都非常不利。那怎样摆脱困境呢?

如何获得更多的个人时间?

首先应该砍掉下属占用的时间,原因有两个。

第一,下属占用的时间不属于管理者的日程安排。

第二,任何调整都会使一部分人焦虑和受害,如果非做不可,选择权力最弱、对自己进行打击报复可能性最小的人当然是最稳妥的。

其次,一旦获得了可自由支配时间,要充分地利用它,把它作为种子,让它成长并产生价值。首先,对上级,需要花时间去琢磨如何满足他的要求,以赢得信赖,以便为自己争取更多的可自由支配的时间。其次,对同事也应该采取类似的做法。因为一旦获得可自由支配的时间,就能逐渐开始建立人脉,然后就会发现与同事的关系越和谐,他们越愿意配合你的工作;最后对下属也是一样。我们就应尝试逐渐给下属更多的自由,也更加积极地去配合同事。而下属越自立,同事越积极,也就意味着你的可自由支配时间越多!

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