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为什么您公司的工作日志制度,形同虚设? 阅读(458 评论(0)
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elvishua  2015/2/15 13:52:26 回复
很多公司都在执行工作日志制度,但大部分管理者反映:最后这项制度要么不了了之,要么沦为了鸡肋。坚持继续执行,达不到预期的效果;放弃执行,又找不到更好的管理方法。针对这个问题,我们团队结合目前流行的“互联网思维”做了一些思考,分享给大家。(我们认为的互联网思维是:开放、平等、自由)
首先,我们需要了解为什么很多企业都要求员工写工作日志?不外乎三个原因:
第一:检查员工工作饱和度。
“不能浪费掉员工的一分一秒,这都是老子用钱买来的”。——这句话引自我们做调研时某私企老板,虽然话很糙,但能反应很多企业老板的心声!在他们的心里:公司付钱购买的就是员工那8小时的工作时间,保证员工在8小时内的高效工作,就是节省企业成本。加班还得付加班费不是……
第二:实际工作路径与计划的对比。
“我不关心员工每天干什么,我只在乎员工是否在规定的时间内完成了计划好必须要完成的任务”。——这句话引自某上市公司老板。他们公司不要求写工作日志,但要求写周计划和周总结,并且要在每周周例会上沟通交流工作进展。
第三:持续改善和提高员工的素质
很多有作为的领导要求员工写工作日志,目的是为了暴露问题、发现问题,对员工的工作态度和能力进行评估指导,促进其职业素养的提升!
以上是企业要求员工写工作日志的三个代表性的出发点。
其次,我们来回顾下当前企业是怎么执行这些制度的,员工不喜欢写日志的根本原因是什么?
参见下面的思维导图分析:
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在与很多管理者交流的过程中,我发现大部分管理者都会把“员工不愿意写工作日志”的原因简单化的归结为:员工自身问题。但实际情况真的是这样吗?
笔者刚参加工作时在一家知名的民营企业工作,公司也要求每天写工作日志,并且由人力资源部抽查,发现一次不写工作日志,就要罚款50元,并且还要连带自己的主管领导也要被罚50块。即使这样严格的制度,公司也依然有很多同事不能及时完成工作日志。曾有同事因为出差忘写的缘故,被罚1000块!为什么他会忘记?习惯问题!当时我们写工作日志使用的工具是某知名厂商的OA软件,这个软件超级难用,书写体验也很差,基本上除了每天下班时用来写日志应付公司检查之外,从来不会被打开。因为他对我来说没有价值!自己的日程安排是写在工作笔记本里面的,写一天的工作总结,当然也希望能直接顺应习惯写在日志本里即可。但公司硬生生强迫员工写在丑陋的OA系统里,没有办法让员工养成习惯。
后来,我还使用过excel写工作日志,也要求我的下属这么做,每天写完日志要发到我邮箱。但实践表明,这又是一个愚蠢的主意!因为作为一个中层领导,你根本没有时间来坚持查看每个下属每天的日志!而且即使打开邮箱,下载他们的附件日志,看完了,再给他们一些评论和反馈,这个流程也极其麻烦!所以开始恶性循环:原本有一些员工他们每天很认真的写日志,提出了很多有价值的建议,但是他的领导从来都没有反馈……因为没有反馈,他也不再认真写……
所以,“工作日志制度”实行不起来的主要原因是:没有人性化的工具!并不全是员工或者制度的问题!我们认为一个理想的工作计划日志软件工具,应该具备以下几个特点:
1、顺应人的行为习惯;
比如这个工具应该可以安排我的行程、任务清单,在写一天的工作总结时,能够根据这些线索,自动帮我生成工作日志;
2、良好的用户体验;
能够灵活的调整日程任务安排,帮助我做工作备忘、知识管理等,操作要简单,学习成本低;
3、可以实现移动办公;
4、更关注如何最大化的帮助员工更容易的完成工作,而不是管理者管控的需求;
比如帮助员工获取公司分配给他的工作目标和内容,工作反馈的信息互动更通畅。
在以上几点中,最根本的还是要摒弃以往企业用软件站在管理者管控的角度来做企业的信息化,较少关注甚至无视广大企业基层员工使用软件的易用性。以往企业软件系统的上线,对管理者来说,加强了企业的信息流、工作流程的管控,但对于基层员工来说,并没有让他们的工作变得更简单,而是额外的多了很多工作。如果把整个企业系统看成一个数据统计中心,单个的使用者看成数据采集点,那么我们很容易明白:如果数据采集点没有数据输入(即基层员工不用),那么整个系统是运转不起来的。只有每个基层员工都感觉到对于他工作的帮助,才能自下而上地帮助企业提高效率。
希望有一天,企业的工作计划和日志不再是一个鸡肋制度,而是切切实实简单实用提高团队效率的工具。
2015/2/15 13:52:25