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两点破解工作日志制度的鸡肋现状 阅读(272 评论(0)
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webster  2014/10/8 10:52:15 回复
工作日志的记录、整理和应用表面看是一种工作习惯,本质上是对事物和时间的管理。日志不是员工应付主管的道具,不是企业装裱自己的“形式制度”,看似简单,坚持有效的进行下来,收获的将是管理的奇迹。
根据一项调查,高达76%的公司都在执行工作日志制度,但大部分管理者反映:这项制度最后要么不了了之,要么沦为了鸡肋。坚持继续执行,达不到预期的效果;放弃执行,又找不到更好的管理方法。该如何是好?为了从根本上改变这种现状,笔者认为公司管理者要做到两点。
第一点,要非常明确“为什么要实行工作日志制度”?
在执行工作日志制度之前,企业管理者不妨先问问自己,“我们为什么要实行工作日志制度”,“是否有必要执行工作日志制度”?不同行业、专业的企业分为很多种,重生产制造的、重技术研发的、重销售沟通的等等,是否每个公司都适合工作日志制度呢?不适合,那就彻底不用,完全没必要跟风或追求所谓的“现代管理方式”,给员工增加不必要的负担;如果可有可无,那就从人事部门适当整理考核即可,也不无所谓变成“鸡肋”似的可惜;如果的确有必要,那就必须明确该公司实行工作日志制度的重要性,这样才能为下一步实行打好基础。
虽然行业属性各有不同,但大多数公司都确有必要实行工作日志制度。工作日志是对每天或短期阶段性的工作进行长期记录的习惯和要求。不管对企业、还是对个人,不管是当前阶段还是长远发展都大有裨益。对个人来说,每天恰当的记录工作日志是良好的工作习惯之一,是自我工作管理的一种方法。时间的碎片化往往让很多工作者结束一天工作的时候,却想不起来今天到底做了哪些工作,记录日志不但可以确保每天工作不会出现遗漏,帮助日后回忆和检视,查缺补漏,更可在日积月累潜移默化中提高了自身的事务管理和时间管理能力,同时也为日后出现争议时提供佐证。从长远来看,如果能养成每天记录的好习惯,会是一笔不小的经历财富,明确自己在不同公司不同阶段做出了哪些贡献、哪些成就,还有哪些不足,可以查找任何阶段的关键信息,对未来的职业发展规划和设计是必不可少的参考之一。对企业来说,从短期看,工作日志的执行可以直接和间接的提升工作效率,一方面可以硬性的对员工的工作行为形成约束和规范,间接提升工作效率,另一方面工作日志可以对部门领导和团队负责人起到跟踪业务进展、业绩证明等作用,实时了解团队内员工的工作情况,工作计划、进度、遇到的困难等等,更有效地进行资源调度和工作安排。从长远发展来看,每个岗位曾经来过的每个员工的工作日志都是一笔庞大的数据资源,所谓的“大数据”不过就是长久过程的记录和积累,对这些资源的利用和分析,尤其是关键核心岗位(管理岗、核心技术岗等),不但可以在人员流动时形成有效的承上启下的衔接,更可以对公司发展关键结点、里程碑时刻提供极具价值的素材,如历史回顾、重大决策的确定、未来战略的制定等等。对一般的企业是这样,对一些特殊的企业更是一样,如重大技术研发的单位,对每个阶段、每个节点、每个小问题的记录都十分重要。
工作日志是一种习惯,从一个习惯可以窥探一种文化、一种性格。这种文化、这种性格可以影响一个人、一个企业甚至一个民族。日本的“记事本”情结全球闻名,从企业高管到家庭主妇,都有良好的记录事项的习惯,他们坚信“再好的记性也不如烂笔头”,大事、琐碎的事、重要的日子、可忽略不计的开销,一一在册,这让他们更好地安排工作计划、节约时间、也是一种有意义的收藏,更重要的是形成对时间的优质管理。
第二点,如何实行“工作日志制度”?
既然工作日志制度对大多数企业都很有必要,那要想发挥它的作用,如何执行是关键。
第一,要有清晰明确的“工作日志制度”执行规范。很多公司的“工作日志制度”不了了之,多是因为管理规范过于“普通”,放之“任何一个公司”而皆准,无非是目的、适用范围、撰写要求等常规的要求,既没有针对性又没有落地有声的可操作性,规范制定草草了事,员工执行自然敷衍了事。这里所说的“清新明确的规范”是指每个企业都应该根据自己的岗位性质、工作特点、员工级别等进行有针对性的要求,例如公司内部有研发岗和销售岗,两个岗位工作特点差异显著,日志要求不能一概而论,技术类岗位更侧重阶段性的要点,销售岗位多数为日常工作,重大节点会有进展性突破,撰写要求上应考虑差异;再如普通员工和部门领导,员工的工作琐碎,有些会偏于机械性的流水工作,而部门领导更多是指导、部门战略的思考工作,在撰写要求、提交时间等细节上要有细化区别等。这样能保证工作日志的撰写有针对性。同时一个高效的工作日志还应包括时间、任务点、完成人和期限、心得等关键点。
第二,工作日志制度执行不是目的,管理必须到位。执行规范是第一步,让员工明确应该怎么做,管理到位是第二步,让员工明确为什么这么做。这里说的管理包含两个层面的意义,其一是外在的强制管理,做的好怎样?做的不好怎样?都应配套对应的考核以及正负激励措施,既然工作日志制度很有必要,就应该在点滴处发挥到极致,否则也会出现最后“不了了之”的局面;其二是内在的作用发挥管理,强制管理只是辅助手段,激烈的碰撞式管理弄不好会引发“更高级的敷衍”,从执行的员工到考核的人事。因此,最重要的是要能在工作中真正发挥工作日志的作用,让员工记录工作日志的习惯能服务于个人、团队、组织的工作,真正意识到日志的价值。俗话说“诛人诛心”,工作管理也是这样,员工心底自发认为应该这样做,效果自然不一般。
第三,建立高效的信息平台,助力管理更上层楼。每日记录工作日志是个长期、繁琐的过程,统计、考核更是个繁琐、庞大的工程,要想充分践行工作日志的长期执行,企业最好搭建功能配套、操作便捷的信息化平台,通过信息化手段和技术实现日常的分类、权限、上传、统计、考核等各项管理事宜,更科学也更高效。
工作日志的记录、整理和应用表面看是一种工作习惯,本质上是对事物和时间的管理。日志不是员工应付主管的道具,不是企业装裱自己的“形式制度”,看似简单,坚持有效的进行下来,收获的将是管理的奇迹。(文/仁达方略)
2014/10/8 10:52:14